MEDAN – Pelaksana tugas (Plt) Wali Kota Medan Ir H Akhyar Nasution MSi diwakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani menghadiri acara Pemusnahan Dokumen Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Jalan Iskandar Muda, Kamis (26/12).
Pemusnahan dokumen ini merupakan dokumen arsip keuangan dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Medan. Ada sebanyak 20.500 arsip yang dimusnahkan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Hal ini dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip dari tahun 2004 sampai dengan 2007.
Sebelum memusnahkan arsip menggunakan mesin penghancur, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani didampingi Kabid Pengelolaan dan Akuisisi Arsip, Mopul Simbolon dan Perwakilan BPKAD terlebih dahulu dilakukannya Penandatanganan Berita Acara.
Dalam sambutan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Maya Fitriani mengatakan, pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan dan biaya, tenaga, serta waktu. Disamping itu dalam rangka penemuan kembali arsip yang diperlukan berupa arsip-arsip yang bernilai guna permanen, vital, serta arsip yang mempunyai nilai guna sejarah (arsip statis).
“Kami (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) berharap agar semua unit perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Medan mengelola arsip dengan baik sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku, melakukan penyusutan atau pemusnahan sesuai mekanisme yang benar”, jelas Maya.
Selain itu, Maya Fitriani berharap OPD dapat menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sesuai aturan yang berlaku sehingga ke depan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dapat lebih berperan sebagai pusat dan sumber informasi untuk masa sekarang yang sedang berjalan, maupun masa yang akan datang.
“Saya berharap demi tertib administrasi kearsipan, kiranya dapat mempedomani ketentuan yang berlaku tentang kearsipan, agar seluruh arsip-arsip inaktif maupun arsip statis yang mempunyai nilai guna untuk segera diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sehingga kedepannya tertib administrasi kearsipan dapat berjalan dengan baik,” harapnya.
Sebelumnya Kabid Pengelolaan dan Akuisisi Arsip Mopul Simbolon dalam laporannya menjelaskan bahwa Arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip dari BPKAD. Sebanyak 20.500 Arsip dimusnahkan dengan cara dicacah untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.(Red)
